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報告・連絡・相談が必要な理由は、組織で仕事をする上で、情報の共有と進捗管理が必要だからです。

仕事は１人ではなく集団で遂行します。仕事を遂行するときに、必要な情報が不足していれば、お客様の希望を満足させられないだけでなく、上司の判断も間違えてしまいます。

しかし、社会人経験が少ないと、相手が話していることが、そもそも理解できなかったり、誤解をしてしまったりしています。また、経験が増えてくると、きっとこれくらいは言わなくてもわかるだろうと、予断を持ってしまったり、権限を超えて独断専行してしまったりします。

もちろん、情報の不足も困ります。しかし、不必要な情報まで羅列されると、重要な情報が薄まってしまいます。多すぎる情報は、むしろ、相手を誤解させたり、理解不足にさせたりします。

上記の問題を発生させないために、報連相が必要です。どこまでの情報や内容が必要かは本人が判断するのではなく、上司や関係者が判断します。したがって、「自分が相手の立場だったら」や、「この仕事を進めるうえで、いつ、どのような情報が必要なのか」を、相手の立場に立って考えておく必要があります。

しかし、新人や異動したばかりの人は、この勘所がわかりません。報連相を効果的に進めるには、相手は何を求めているかという理解力や洞察力が最も重要です。具体的には、「なぜ、その情報が必要なのか」、「例えば、どのような情報なのか」「どのように、情報を伝えるか」を意識して、仕事を進める必要があります。
 

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株式会社ＢＣＬのロジカルシンキングやコミュニケーション研修（https://www.bzcom.jp/program/）では、報連相の精度を高め、自律行動の幅を拡げるために、理論の学習に加えて、多数の演習で体験的に学習をします。思考は書くことにより、整理が進みます。研修では、演習問題の解答をまず、個人で考え、書き出し、グループで検討して、クラス全体で共有するスタイルで進めています。