どのような組織でも、会議に関する不満を耳にします。会議の時間短縮と意思決定の質の向上は、司会者が握っています。ありがちな事例をもとに、司会やメンバーが実践すべき会議のハウツーをまとめました。会議の司会を務める上司だけでなく、部下も読み、会議の生産性を向上させてください。

会議では、以下のような不満が多く聞かれます。

1.会議の場で初めて目的や内容が伝えられ、その場からみんなで考え始める。したがって、現状確認や方向性の確認に多くの時間を費やし、意見を述べる前に終了時間を迎えてしまう。また資料の準備もなく話すので、すべてが曖昧な話しかできない。結果として何も決まらない。

2.会議で議論を深めたり、担当や行動を検討したりしようとしても、肝心の人が呼ばれていなかったり、欠席したりしている。また意思決定権を持った人がいないか、あるいは中途退座している。したがって、議論が深まることも、決まることもない。その結果、わかる範囲で頑張って決めても、たいてい後で覆されてしまう。

3.会議ではなく、資料配布で済む内容なのに、皆を集めて話をする。したがって、会議ではなく、単なる報告会になる。結果として、その後の意見や展開が深まりにくい。

4.会議の場で、上司が部下の発言を批判したり、感情的な言い方をしたりする。したがって、誰も発言しなくなるので、会議で発言しているのは上司だけになる。その結果、部下は感情を害しているので、なるべく、自分は何もしないで済むように最大の努力をする。

5.会議で議題について、話をすすめると脱線してしまい、延々と長い時間もとに戻らなくなる。また、そもそも何のための話し合いかわからなくなってしまう。また年配者や権力者の発言の場合、誰も脱線を止められない。その結果、会議は長くても何も決まらない。

無駄な会議を撲滅するために、会議の準備、案内、議論、まとめを効果的に進めるスキルを身につけます。

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• 会議を招集したり、会議の場で意見を述べたり、皆で議論をまとめたりしなくてはならないような場面が多いので、それらが的確に効率良く行えるようになると思う。
• 会議や相談場面で、とかく感情論になりがちな場面で冷静に対処できる。ファシリテーターとして内容の組み立て方の役に立つ。
• 関連部門との会議や調整などの話し合いで相手が何を主張しているか本質を見たときに役立つ。
• 業務の中で、とにかく自分で会議を開き、リードすることが頻繁にあるため、より進行を効率的に進められるようにしていきたい。
• 意見が対立したときに、双方納得のゆく形に結論を導き出せる。
• 日常業務のあらゆるケースで役に立つ。
• 意見の異なった人との交渉に役に立ちそう。
• 会議で立体的な交渉を行うことが可能になりそう。
• 他部門との折衝を行う場面で役立つ。
• 生活の向上、「仕事が忙しくて家でやりたいことができない」などの問題解決。
• 会議、商談だけでなく、あらゆる人とのコミュニケーションする場面で役に立つと思う。

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